WEB出願とは？メリットデメリットと出願の手順を紹介

大学や短期大学を受験するには、試験を受けるための願書という書類を志望校に提出する「出願」という手続きが必要です。従来の願書は紙で提出していましたが、最近ではインターネットの普及により、「WEB出願」という新しい出願方法をとる学校が増えてきています。

氏名や受験したい学部などをインターネット上で入力するため、願書の取り寄せや郵送などの手続きがなくなることで手続きのスピードアップが図れるだけでなく、間違えた際の書き直しなどの手間も省けます。

それと同時に学校側も人件費の削減やペーパーレスによる環境への配慮、業務の効率化など、双方にメリットの多い出願方法なのです。さらにコロナ禍もWEB出願の普及に拍車をかける要因となっており、2020年には私立大学のおよそ7割以上、国公立大学の6割近くがWEB出願を実施しているようです。

専門学校や高等学校でもWEB出願を利用できるところが増えてきており、これからさらに広まっていくことが予想されます。

急速に広がりを見せるWEB出願ですが、その反面導入されてまだ間もないため、どのように出願したらよいのかわからない方が多いのも事実です。

そこでこの記事では、WEB出願とはどのようなものなのか、メリットデメリット、WEB出願の手順について詳しくご紹介します。

WEB出願とは？

そもそもWEB出願とは、インターネットを使用する出願方法のひとつです。

従来、出願には試験を受けるための願書を取り寄せ、必要事項を手書きで記入し、期日までに志望校へ郵送しなければいけませんでした。ところがWEB出願の場合は、インターネット上で出願ページにアクセスし、必要事項を入力してから受験料を支払ったり調査書などの必要書類を郵送したりするだけで出願が完了します。

私立大学では、すでに紙の願書を廃止してWEB出願のみ受付を行うところも多くなっています。学校によってはいまだ紙の願書での出願のみ受け付けているところもありますが、今後はインターネットでしか出願できない学校が増加していくでしょう。

WEB出願のメリットデメリット

上述の通り、WEB出願は受験生側と学校側の双方にメリットの多い出願方法です。ここでは、受験生側のメリット、デメリットについて詳しくご紹介します。

メリット

WEB出願における受験生側のメリットで最初に挙げられるのは、インターネット環境があれば24時間いつでもどこでも出願できるところです。学校の窓口へ直接募集要項や願書を購入しに出向いたり、郵送で取り寄せたりする手間が省けるため、急な進路変更や締め切り間近の出願にも対応しやすくなりました。

WEB出願は、他にも以下のようなメリットがあります。

入力事項の修正が簡単
入力漏れを防げる
字に自信がなくても気にしなくて済む
内容の変更や追加出願も可能なケースも多い
手数料が2,000円から3,000円割り引かれるケースも多い
クレジットカードでの支払いに対応しているケースも多い
コンビニ決済などが利用可能なケースも多い
出願、入金状況の確認ができる
WEB上で合否確認ができる
パソコンだけでなく、スマホやタブレットなども利用できる

従来の紙の願書では書き間違えるとすべて書き直さなければいけない場合もありましたが、WEB出願だと修正が可能なうえ、入力漏れを自動でチェックしてくれます。

また、大学側にとっても事務作業の手間が省けるなどのメリットもあることから、積極的にWEB出願を利用してほしいと考えているため、受験費用の割引などで利用者が増えるように対策しているところも多いです。

デメリット

基本的にWEB出願には、これといったデメリットはありません。しかし強いて言うならば、以下のようなデメリットが挙げられます。

インターネットに不慣れだと時間がかかる可能性もある
パソコン画面は紙と比べて見にくい
同じWEB出願でも学校によって方法が異なる
インターネット環境が必要
プリンターが必要

WEB出願では、実際の入試のとき以外学校へ行く必要がありません。そのため、試験開始時間に遅れたり道に迷ったりする可能性もあるので、注意が必要です。

WEB出願の手順

インターネットの普及とともに、年々広がりをみせるWEB出願。

出願の流れは、大きく分けて6つのステップで完了します。従来の紙で出願する方法とはどのように違うのでしょうか。ここでは、WEB出願の具体的な手順をご紹介します。

1：事前準備

まず、WEB出願に必要なものを確認し、準備するところからはじめます。以下は、一般的なWEB出願に必要なものです。

インターネットに接続可能なパソコン、スマートフォン、タブレットなど
メールアドレス
PDF閲覧ソフト
調査書や推薦書、返信用封筒など送付書類の準備
証明写真データ
プリンター

インターネット環境については、スマートフォンやタブレットでも出願可能な学校もありますが、機能の一部が利用できないケースもあるため、できるだけパソコンの使用をおすすめします。

また、WEB出願といっても調査書や推薦書など、エントリー後に郵送する必要のある書類もあります。

調査書などは、在籍高校で発行してもらう書類です。発行までに数週間かかる場合もあるので、できるだけ早めに準備をはじめるようにしましょう。

2：インターネットでエントリー

事前準備ができたら、いよいよインターネットを使用してエントリーします。受験を希望する大学や短期大学のホームページにアクセスし、「WEB出願」の画面を見つけましょう。

募集要項をよく読み、案内に沿って希望する学部や個人情報、顔写真データ、入金方法などの必要な項目を入力して送信します。ただし、学校によってWEB出願の方法は異なりますので、注意してください。

必要事項をフォームに入力する前に、マイページを作成する必要のある学校もあります。その場合はマイページを作成後、入力を開始します。

フォームへの入力が終了し出願登録を完了すると、確認メールなどで受験料の支払いや次の工程についての指示が送信されるのが一般的です。指示に従って、確認票や支払い票など指定された書類を印刷しましょう。

3：受験料の支払い

フォームへ入力する際に選択した方法で、受験料の支払いを行います。一般的に、受験料の支払い方法は複数設けられており、その中から自由に選ぶことが可能です。

以下は、一般的なWEB出願の支払い方法です。

コンビニ払い
郵便局や銀行のATM
ネットバンキング
クレジットカード決済

決済はほとんどの場合、365日24時間可能となっています。期日を過ぎると、出願が取り消されてしまうので、速やかに支払いを済ませるようにしましょう。決済が確実に行われたかどうかは、インターネット上でも確認できます。

4：必要書類の送付

WEB出願はインターネット上でエントリーしますが、出願を完了するためには、受験料支払い後に必要書類を郵送しなければいけません。

事前に準備しておいた調査書や推薦書、エントリー後にプリントした確認票などを、指定されたサイズの封筒に入れて宛名ラベルを貼り、郵送します。

必要な書類については、受験する学校や入試方式によって異なるため、しっかりと確認しておきましょう。また、郵送方法も学校によって変わってきますので、間違えないように注意が必要です。

5：出願受理

インターネットでのエントリー、受験料の支払い、必要書類の郵送が不備なく完了すると、出願が受理されます。

出願が受理されたかどうかは、インターネット上のマイページにて随時確認できるため安心です。

6：受験票の確認、印刷

WEB出願が受理されると、マイページ上で受験票が表示できるようになります、学校によってはスマートフォンで受験票を見せるだけで受験できるところもありますが、受験票を自分で印刷して持参しなければいけない場合もあるので注意しましょう。

受験票を自分で印刷する場合は、PDFなどでダウンロードできるようになります。受験票の内容をよく確認したうえで、プリンターで印刷しましょう。

また、受験票が郵送されてくるケースや、出願時に登録したメールアドレス宛に受験票をダウンロードできるURLが添付されてくるケースもあるので、どのように受験票を入手するかしっかりと確認しておくことをおすすめします。

インターネット環境がない場合の対処法

今の高校生にとって、インターネットは生まれたときからあるため、馴染み深いものです。かといって、必ずしも全員がインターネット環境やWEB出願に必要なものをもっているわけではありません。

そのような場合は、以下のような対処法で出願を完了させられるので安心してください。

学校のパソコンで出願する
図書館やネットカフェを利用する
友人や知人にパソコンを借りる

なんらかの事情でスマートフォンが使用できない、家庭にインターネット環境がないなどの場合は、学校や図書館などで出願することになります。共有のパソコンを使用する際は、WEB出願のページへログインする際のIDやパスワードを保存しないように気をつけましょう。

また、インターネット環境はあるものの、プリンターがないという場合は、以下のように対処できます。

コンビニで印刷する
学校で印刷してもらう
図書館やネットカフェで印刷する
友人や知人に印刷してもらう

インターネット環境やプリンターがない場合でも、WEB出願を諦めることはありません。ただし、出願期間ギリギリになってしまわないように、早めに対処するようにしましょう。

まとめ

WEB出願とはどのようなものなのか、メリットデメリット、WEB出願の手順について詳しくご紹介しました。

WEB出願は、願書の取り寄せや手書きの手間が省けるだけでなく、入力ミスのチェックや内容の修正なども簡単にできるため、非常にメリットの多い出願方法です。

しかしその一方で、普段あまりインターネットに馴染みのない方もいるため、100％普及するにはもう少し時間がかかるでしょう。

また、出願に関するすべてをインターネット上で完結できる訳ではありませんので、できるだけ早めに受験を希望する学校のホームページを確認することをおすすめします。

WEB出願を検討している方や、手順や流れを知っておきたいという方はぜひ本記事を参考に、無事に出願を済ませてください。